<조직 개편 제대로 하려면>

1. 가치를 최대화하고 부작용을 최소화하는 조직 개편을 추진하는 간단한 다섯 단계

- 제1단계 : 손익계산서 작성하기

1) 조직 개편은 추상적인 목표가 아니다. 마케팅 추진, 제품 출시, 자본 계획 등 여느 비즈니스 계획과 다를게 없다. 따라서 이익, 비용, 시기 등을 결정하는 작업부터 시작해야 한다. 비용은 조직 개편에 관련된 인력이나 컨설턴트 비용만 생각해서는 안된다. 변화에 따르는 인간적 비용과 변화가 사업에 혼란을 가져올 때 발생할 비용도 포함해야 한다.

2) 조직 개편의 목표와 추진 절차는 최대한 공정하고 투명하며 합리적이어야 한다. 직원들에게 맞아야 할 뿐더러 그들이 다신의 아이디어를 받아들이고 뒷받침하고 개선하도록 유도해야 한다.

3) 조직 개편에서의 의사소통 : 직원들을 배려하고 그들의 합의를 얻으려면 전 과정이 공정하고 투명해야 한다

+ 조직 개편의 전 과정에 걸친 의사소통 계획을 세운다

1. 우선 앞으로 무슨 일이 일어날지, 언제, 누구에게 영향을 끼칠지에 관한 정보를 투명하게 공개한다. 직원들이 무슨 일을 하게 될지 명확해진 다음에야 사람들의 행동을 유도한다.

+ 당신에게만 중요한 주제가 아닌 직원들 모두에게 중요한 주제를 주로 전달한다

1. 애석하게도 투하자본수익률에 당신만큼 관심이 있는 직원은 흔치 않다. 따라서 그들에게 변화의 동기를 부여할 방법을 찾아야 한다.

+ 이메일 살포가 아니라 사람 대 사람으로 의사소통한다

1. 당신이 공들여 작성한 이메일이 직속 부하직원의 받은편지함을 벗어나지 못하는 경우가 많다. 관리자들이 직원들을 위해 조직 개편의 실현 가능성을 설명하고 직원들의 의문을 해소해줘야 한다

+ 의사소통은 양방향이어야 한다

1. 조직 개편의 세부 내용을 제대로 이해하고 그것을 적절히 진행시키려면 직원들로부터 실질적인 피드백을 받아야 한다.

- 제2단계 : 현재의 약점과 강점 이해하기

1) 착수하기 전에 시간을 두고 자가 진단을 하는 기업들은 주로 고위 관리자들과의 면담 결과에서 정보를 얻는다. 좋은 시작점이기는 하지만 여기에 전자 설문조사를 추가하라. 설문조사를 통해 회사 전체의 의견을 파악할 수 있으며 본사와 최전방의 차이, 직급이나 위치에 따른 차이도 확인할 수 있다. 더구나 조직 개편은 성과를 향상시키는데 목적이 있으므로 비즈니스 전반에 걸쳐 개편의 결과가 어떻게 나타나는지 충분한 시간을 두고 지켜봐야 한다.

- 제3단계 : 다양한 대안 고려하기

1) 다음 단계는 새 조직의 구조를 결정하는 과정이다. 여기서는 두 가지 방법 중 하나를 선택할 수 있다. 먼저 조직 모델 전체를 바꾸는 방법이 있다. 이를 테면 지역별 구분 대신 고객 계층을 기준으로 구조를 편성하는 것이다. 이 방법은 조직이 완전히 분열됐거나, 현재 모델로는 도저히 헤쳐나갈 수 없는 시장의 근본적인 변화에 직면햇을 때 가장 유용하다. 아니면 제 기능을 하지 못하는 요소만 바꾸는 방법도 있다. 조직의 다른 부분에는 손을 대지 않고 이사회의 재무 승인 절차를 바꾼다든지, 중간관리층을 없앤다든지, 지점관리자의 직급을 높인다는지 하는 방법이 그 예이다. 이 방법은 조직이 대체로 잘 돌아가고 있거나 개편의 목표가 비용 절감에 있을 때 유용하다. 처음 두 단계에서 실시한 분석 결과는 이 단계에서는 결정을 내리는데 도움을 줄 것이다. 확신이 안 서면 두번째 방법을 선택하자. 이 단계에서 흔히 저지르는 실수는 조직의 외형이 어떤지(이를테면 보고 체계)에만 치중하고 조직이 어떻게 작동하는지(경영·업무 절차와 시스템, 구성원들의 통계, 역량, 사고방식, 행태)는 고려하지 못하는 것이다. 마지막으로 다양한 대안 중에서 조직을 어떻게 재구성할지를 정확히 결정해야 한다. 모든 해결책에는 약점이 있다. 여러 대한을 놓고 저울질 해봐야 무엇을 얻고 무엇을 잃을지 파악할 수 있다.

- 제4단계 적절한 세부 구조 설계하기

1) 바꿔야 할 요소들을 전부 파악해 변화를 적절한 순서로 계획하는 게 요령이다. 예를 들어 공석을 채우려면 그 자리에 대한 직무명세서를 새로 작성해야 한다. 마찬가지로 비용과 매출을 산정하기 전에 이익과 손실을 어떻게 관리할지 합의를 봐야만 필요한 정보시스템의 변화를 설계, 시험하여 결국 실행할 수 있다. 만약 세부적인 설계에서 구조 변화, 절차, 시스템, 사람 등 특정 부분을 놓쳤다면 조직 개편 전체에 지장을 받을 수도 있고 새 조직이 미숙한 상태로 시작됐다는 느낌을 받을 수 있다.

2) 비즈니스의 80%(매출, 수익, 사람)는 변화를 해야하고 그 나머지 과정에 예외를 허용해서는 안된다.

- 제5단계 : 시작하고, 학습하고, 경로 수정하기

1) 모든 구성원이 새 조직에서 초기에 불거지는 문제를 찾아서 지적하고, 해결책을 공개적으로 논의하고, 원래 계획에 부합하도록 최대한 신속하게 적절한 대책을 마련해야 한다.

- 조직 개편이 실패하는 이유

1) 직원들이 변화에 적극 반대한다

2) 사람, 시간, 돈 등의 자원이 충분히 투입되지 않는다

3) 직원들이 일상 업무에 집중하지 못하는 탓에 개인별 생산성이 감소한다

4) 관리자들이 변화에 적극 반대한다

5) 조직도가 바뀌어도 사람들이 일하는 방식은 변하지 않는다

6) 조직 개편 때문에 직원들이 회사를 떠난다

7) 예상치 못하게 IT 시스템을 바꿔야 한다거나 다양한 언어로 변화를 전달해야 하는 등 계획에 없던 활동들이 이행하는데 방해 요소로 작용한다

<번아웃 증후군 어떻게 극복할까>

- 번아웃 증후군. 3가지 구성 요소

1) 탈진 : 번아웃 증후군의 핵심 증상

+ 극심한 신체적, 정신적, 정서적 피로감으로 구성되는데, 효율적인 업무능력과 업무에 대한 긍정적인 시각을 악화시킨다. 밤낮으로 일하기를 요구하는 조직문화와 엄청난 시간 압박, 아니면 단순히 해야할 일이 많아서 생겨나기도 한다. 특히 업무에서 자율권이 부족하거나, 업무가 싫어지거나, 업무를 성취하기 위한 역량이 부족할 경우 발생한다.

2) 냉소주의 : 비인격화

+ 업무몰입도가 낮아지는 것을 의미한다. 이것은 근본적으로 업무에서 자신을 심리적으로 멀어지게 하는 증상이다. 냉소주의는 과중한 업무로 인한 결과일 수 있지만, 갈등이 크거나 불공정한 상황, 의사결정에서 소외될 경우에도 발생한다

3) 비능률 : 무능력감 그리고 성취감 결여와 생산성 감소와 관련

+ 비능률은 종종 탈진 및 냉소주의와 함께 발생한다. 에너지가 고갈되면 사람들은 최고의 능력을 발휘하지 못하고 업무와의 연결고리를 상실하기 때문이다. 번아웃 증후군은 비능률로부터 시작될 수도 있다. 즉, 적절한 시간과 정보, 명확한 기대치와 자율성, 그리고 당신의 성공과 연관된 사람들과의 좋은 관계 등이 부족한 상황이라면 말이다.

- 번아웃 증후군의 증상과 근본 원인을 알아차렸을 때, 스스로 취할 수 있는 단계

1) 자기 관리

+ 집중할 수 있는 능력과 함께 신체적 정신적 에너지를 재충전하는 것은 중요하다. 좋은 수면습관, 영양상태, 운동, 사회생활, 평정심과 행복감을 고취시킬 수 있는 명상이나 글쓱, 자연을 즐기는 것 등이다.

2) 관점을 바꿔라

+ 자신의 사고방식과 가정들을 좀 더 주의 깊게 살펴봐야 한다. 당신의 상황 중에서 어떤 측면이 정말로 고정되어 있으며, 어떤 것을 바꿀 수 있는가? 관점을 바꾸면 변하지 않는 측면일지라도 부정적인 영향을 완화시킬 수 있다.

+ 탈진 증상이 가장 중요한 문제라면, 의미있는 시간을 만들고 다른 중요한 일을 위한 에너지를 위해서라면 핵심적인 업무를 포함해 어떤 업무를 위임할 수 있는가? 더 많은 재량권을 확보하거나 성취감을 얻는 업무에 집중할 수 있도록 당신 직무를 다시 조정할 방법이 있는가 스스로 물어보라

+ 냉소주의가 가장 중요한 문제라면, 당신이 구체적인 역할을 다시 맡거나 사업에 합류하게 되었을 때 당신을 좌절시킨 다른 부서로부터 자신을 보호할 수 있는가? 아니면 당신을 힘들게 하는 사람을 상대하면서 긍정적이고 도움되는 관계를 구축할 수 있는가?

+ 만약 비능률적이라고 생각한다면, 어떤 지원이나 발전 방법을 찾아야 할까? 만약 업무에 대해 제대로 인정을 받지 못하고 있다면 당신의 업무 성과를 잘 보여줄 수 있도록 개인 브랜딩 활동에 투자할 수 있겠는가?

3) 직무 스트레스 요인에 대한 노출을 줄여라

+ 과업을 공동으로 수행할 때 가장 기본적으로 지켜야 할 원칙이 무엇인지, 또 당신이 무엇을 어떤 방식으로 이할지 등에 대해서 동료, 고객은 물론이고 심지어 가족구성원들의 기대치까지 조정해야 한다. 이 과정에서 반발을 살 수도 있다. 하지만 이러한 변화가 장기적으로 생산성을 향상시키고 건강을 지키기 위한 것이라는 점을 불만제기자들이 반드시 알게 해야 한다.

4) 연결고리를 찾아라

+ 번아웃 증후군, 특히 냉소주의와 비효율성에 기인한 번아웃 증후군에 가장 좋은 해결책은 많은 사람들과의 관계와 상호작용 그리고 지속적인 자기계발과 전문성 개발이다. 정체성을 찾고 긍정적인 관계를 활성화하면서 학습 기회를 제공해줄 코치와 멘토를 찾아라. 자발적으로 타인에게 조언하는 것은 또 다른 부정적인 악순환을 단절시킬 수 있는 특히 효과적인 방법이다.

-HBR 2016년 11월호 중에서